Ospravedlňujúci list pre zákazníka

Zákazník má vždy pravdu, aj keď sa mýli. Sila úprimnej ospravedlnenia môže zmeniť negatívny zážitok na pozitívny a zachrániť vás a vašu spoločnosť pred nepriaznivou publicitou a dokonca aj súdnymi procesmi. Je veľmi dôležité, aby ste si ospravedlnili ospravedlňujúci list, ktorý zazvoní a dotknutému zákazníkovi zanechá pocit, akoby sa jeho sťažnosti / vyhláseniu niekto skutočne venoval. V liste by sa nemal uvádzať najmenší náznak obviňovania obete, pri ktorom je zákazník nútený cítiť sa ako keby niesol určitú zodpovednosť za incident. Vyplatí sa mať šablónu, ktorú môže vaša spoločnosť rýchlo prispôsobiť, aby sťažnosť zákazníka mohla byť včas potvrdená. Rýchla reakcia je kľúčová pri odstraňovaní eskalácie situácie, ktorá by sa mohla potenciálne zmeniť na nočnú moru pre styk s verejnosťou vzhľadom na silu sociálnych médií a vírusový obsah. Priame oslovenie zákazníka, uvedenie konkrétnych informácií, potvrdenie ťažkostí pre zákazníka, prevzatie zodpovednosti a podpísanie listu menom zodpovedného vedúceho s poskytnutým telefonickým a e-mailovým kontaktom.

Umenie ospravedlniť sa vašim zákazníkom

Keď sa zákazník sťažuje na zlý zákaznícky servis:

• V mene (názov spoločnosti) prijmite, prosím, moje úprimné ospravedlnenie za negatívnu skúsenosť s našim zástupcom (meno osoby / osôb). Chápem vaše sklamanie z toho, že ste boli nútení čakať dlhý čas a že ste nedostali vašu otázku rýchlo vyriešenú supervízorom. Naším cieľom je zaistiť, aby zákazníci boli pri obchodovaní s nami 100% spokojní. Vo vašom prípade sme to zjavne neurobili a za čo sa ospravedlňujem. V spoločnosti (názov spoločnosti) sú všetci naši zástupcovia, vedúci a manažéri školení v (podnikovom) spôsobe podnikania, čo je služba so srdcom, ktorá zaisťuje, že potreby zákazníka sú najvyššou prioritou. Váš problém nebol vyriešený rýchlo a k vašej spokojnosti a ja osobne sa s vami spojím (oddelenie alebo osoba), aby som sa ubezpečil, že tento typ incidentu sa už nebude opakovať. Mám v pláne diskutovať o zmenách, ktoré by mal tím urobiť, aby bol proaktívnejší v prevencii situácií, ako je tá vaša, a pri riešení incidentov rýchlo a efektívne. Váš čas je cenný a náš zástupca by mal skôr požiadať jej pomoc o pomoc. Ďakujeme, že ste nás na túto záležitosť upozornili. Dúfame, že sa z toho stane výučbový okamih, aby sme mohli 100% uspokojiť zákazníka. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, neváhajte ma kontaktovať na nižšie uvedenom telefóne a e-maile.
• Ako napísať list s ospravedlnením
• Vážený zákazník, v mene našej spoločnosti sa vám chcem úprimne ospravedlniť za vaše nedávne nepríjemnosti počas vášho kontaktu s naším personálom. Aj keď sa vám snažíme poskytovať čo najlepšie služby, môžu sa vyskytnúť chyby, pretože v našej ľudskej podstate nemusí byť dokonalý. Musíte vedieť, že máme veľa opatrení, aby sme zaistili, že náš personál je najlepší, čo vieme zabezpečiť, takže vaše skúsenosti s nakupovaním v našom obchode sú vždy príjemné. S potešením Vám teda oznamujem, že zamestnanci (pracovníci) zodpovední za spôsobené nepríjemnosti boli informovaní a boli implementované správne opatrenia, takže dbáme na to, aby sa už nikdy nič podobné nestalo. Chceme, aby všetci naši zákazníci boli spokojní, a preto sa ospravedlňujeme za nehody, preto vám ponúkame zľavu 25% na ďalší nákup z nášho obchodu. Úprimne sa ospravedlňujeme a dúfame, že ste tento incident nechali stranou a naďalej nás uprednostňovali pre všetky vaše nákupné potreby!
• Vzorky listov formálneho ospravedlnenia
• Vážený zákazník, chcel by som vyjadriť svoju nekonečnú vďaku za vašu trvalú podporu v posledných rokoch. Chcel by som sa tiež poďakovať za upozornenie na túto tému a v mene našej spoločnosti sa ospravedlňujem. Chceme, aby bol každý z našich zákazníkov spokojný s našimi službami, takže sme hlboko zarmútení tým, že jeden z našich najvernejších zákazníkov zostal nespokojný. Musíte pochopiť, že chyby sú súčasťou ľudskej prirodzenosti, a hoci sa vám snažíme poskytnúť čo najlepšie skúsenosti, môžu sa vyskytnúť chyby. Zaviedli sme opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa v budúcnosti nič podobné nestalo, a preto dúfame, že budete naďalej uprednostňovať naše služby pre všetky vaše budúce potreby. Ako prejav našej vďačnosti za vašu lojalitu a ako prostriedok na vyjadrenie našich najhlbších ospravedlnení by sme vám chceli ponúknuť nielen plnú náhradu za poslednú poskytnutú službu, ale aj zľavu 25% na budúce služby.

Keď si zákazník sťažuje na poškodený alebo chybný tovar:

• Ďakujeme, že ste nás kontaktovali v súvislosti s chybou (názov produktu). Ľutujeme, že položka / služba nespĺňala vaše očakávania. Chápeme, že ste sklamaní, a ospravedlňujeme sa za akékoľvek nepríjemnosti, ktoré vám mohli spôsobiť. Môžeme ubezpečiť, že naše výrobky prechádzajú niekoľkými fázami kontroly, aby sme zaistili kvalitu. Ľutujeme, že táto chyba prešla cez naše opatrenia v oblasti kvality. Vymeníme produkt. Okrem toho posielame zľavový kupón / darčekovú kartu, ktorú môžete použiť pri ďalšom nákupe. Ešte raz vám ďakujem, že ste nás na tento problém upozornili. Ak máte ďalšie obavy, neváhajte nás kontaktovať.

Keď bol zákazníkovi účtovaná vyššia ako skutočná cena:

• Vážený zákazník, upozornilo ma, že pri nedávnom nákupe z vášho obchodu vám boli účtované viac, ako je skutočná cena položky. V mene nášho obchodu by som sa chcel pokorne ospravedlniť za nešťastie. Aj keď sú stroje naprogramované tak, aby robili veci, ktoré boli predtým postihnuté ľudskými chybami, môžu sa vyskytnúť zlyhania systému a poruchy, čo spôsobuje niekoľko problémov. Aj keď v priebehu roka vykonávame niekoľko systémových kontrol, nikto nemôže predvídať niečo také neočakávané. Napriek tomu, že teraz všetko funguje úplne v poriadku, chceli by sme obnoviť vašu vieru v našu spoločnosť tým, že vám neponúkame úplnú náhradu za produkt, ale tiež vám poskytneme zľavu 25% na ďalší nákup z nášho obchodu. Dúfame, že zostanete váženým zákazníkom, a veľmi si vážime, že ste nás na tento problém upozornili.

Ak spoločnosť urobí chybu, ktorá sa priamo dotýka zákazníka:

• Chcel by som sa ospravedlniť za nešťastnú chybu, ktorá sa vyskytla pri spracovaní vašej objednávky / účtu dňa (dátum). Momentálne dokážem porozumieť vašej frustrácii s (názov spoločnosti / služby) a my všetci chceme, aby ste vedeli, že sa za túto chybu veľmi ľutujeme. Z dôvodu poruchy systému (alebo ľudskej chyby / nedorozumenia / atď.) Sme urobili chybu, ktorá vás obťažovala. Chceli by ste, aby ste vedeli, že rýchlo pracujeme na náprave tejto chyby a na zabezpečení toho, aby sa tak už nestalo. Radi by sme vám ponúkli zľavu 20% na ďalší nákup spolu s darčekovou kartou 10 dolárov, ktorú môžete použiť pri nasledujúcej objednávke. Ľutujeme, že sa to stalo, a dúfame, že sa môžete ospravedlniť.

Keď sa zákazník sťažuje na zlé skúsenosti s produktom alebo službou:

• Vážený zákazník, dovoľujeme si Vám úprimne poďakovať za upozornenie na vaše skúsenosti s niektorým z našich produktov. Ako spoločnosť sa vždy usilujeme dosiahnuť najvyššiu možnú kvalitu. Môžu sa však vyskytnúť výrobné chyby, ktoré spôsobia vážne nepohodlie nám aj našim klientom. Uisťujeme vás, že urobíme všetko, čo je v našich silách, aby sme zaistili, že sa nič podobné nestane nielen vám, ale aj všetkým zákazníkom. Aby sme vám poďakovali za to, že ste po celý čas boli takýmto zákazníkom, a ospravedlňujeme sa za nešťastnú udalosť, ponúkame vám nielen plnú náhradu za problémovú položku, ale tiež vám poskytujeme 30% zľavu na ďalšie 2 objednávky od náš obchod, pre akúkoľvek položku podľa vášho výberu. Dúfame, že môžete prehliadnuť taký malý incident a naďalej uprednostňovať náš obchod pre vaše budúce nákupné potreby.
• Vážený zákazník, v poslednej dobe ma upútalo, že ste boli v našej reštaurácii nespokojný. V prvom rade by som sa vám chcel poďakovať za vyjadrenie vášho názoru a riešenie problému v civilizovanej veci, pretože konštruktívna kritika nás vedie k tomu, aby sme sa učili chyby a zamerali sa na ich nápravu. Aj keď sa usilujeme o čo najlepšiu možnú kvalitu, je spravodlivé, že nemôžeme uspokojiť potreby každého jednotlivca vonku, bez ohľadu na to, ako veľmi sa usilujeme, každý človek má iný vkus. Keďže sme vám však spôsobili také nepríjemnosti, chceli by sme sa úprimne ospravedlniť. Vážime si každého jedného z našich zákazníkov a chceli by sme so všetkými z nich byť v dobrom vzťahu. Preto by sme vám chceli ako prejav našej vďačnosti a ako prejav najhlbšej ospravedlnenia ponúknuť bezplatné jedlo, takže nám môžete dať ďalšiu šancu. Dúfame, že môžete tento incident odložiť a naďalej uprednostňovať našu reštauráciu pre všetky vaše stravovacie potreby.

Pri práci v akejkoľvek spoločnosti, ktorá priamo spolupracuje so zákazníkmi, môže byť snaha o uspokojenie každej z nich hrubá a niekedy sa nedá vyhnúť chybám. Takže bez ohľadu na to, koľko vyskúšate, vždy budete mať niekoho, kto nie je spokojný s vašimi službami. Teraz, aby ste tu boli, to znamená, že ten niekto bol skutočne nespokojný, čo znamená, že ste sa tvrdo prizerali. Po zatočení tohto veľkého najlepší spôsob ospravedlnenia je ísť formálne. Áno, to je pravda, to znamená, že musíte napísať list. Ale v roku 2017 sú šance, že ste skutočne napísali list, dosť malé, takže pravdepodobne nemáte vôbec potuchy, čo napísať. A je to prirodzené. Preto sme tu, aby sme pre vás urobili všetku špinavú prácu a poskytli vám šablóny najlepších ospravedlňujúcich listov, ktoré môžete poslať zákazníkovi!

Tiež sa ti môže páčiť...

sú nasledujúce:

Nenašli ste, čo ste hľadali?

Reklama

Posledné príspevky

• 10 spôsobov, ako ju oslniť na Valentína
• 10 jedinečných spôsobov, ako pre neho pripraviť Valentína
• Správy romantického Valentína pre ňu (priateľka alebo manželka)